Home Office – was zahlt eigentlich der Arbeitgeber?

Dank des Internets und der Digitalisierung ist es möglich, dass immer mehr Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeiten können. Das sogenannte „Home-Office“ ist mittlerweile eine weitverbreitete und sehr beliebte Arbeitsform, welche zudem zahlreiche Vorteile mit sich bringt. Aber was bedeutet das eigentlich für den Arbeitgeber? Welche Verpflichtungen hat der Arbeitgeber gegenüber seinen Mitarbeitern, welche jetzt von zu Hause aus ihren Job erledigen? In diesem Artikel soll es darum gehen, welche Leistungen ein Arbeitgeber für seine Mitarbeiter im Home-Office erbringen und bezahlen muss.

Das Wichtigste in Kürze

  • Ein Arbeitgeber muss alle notwendigen Arbeitsmittel stellen.
  • Die Kosten für die Einrichtung des Arbeitsplatzes müssen ebenfalls vom Arbeitgeber übernommen werden.
  • Kommt es zu Arbeitsunfällen während der Arbeitszeit im Home-Office, dann ist der Arbeitgeber haftbar und muss die Kosten tragen.
  • Bei erhöhtem Druckaufkommen muss der Arbeitgeber auch die Kosten für Toner beziehungsweise Tintenpatronen übernehmen.

Arbeitsmittel

Gemäß § 3 Abs. 1 ArbStättV (Arbeitsstättenverordnung) muss ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern einen angemessenen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen. Dies gilt auch für Mitarbeiter, welche von zu Hause aus arbeiten. Der Arbeitgeber ist demnach dazu verpflichtet, alle notwendigen Arbeitsmittel wie Computer, Drucker, Telefon sowie die Internetverbindung dem Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen.

Aber auch ergonomische Möbel (Lesetipp: gesundes Arbeiten im Homeoffice) wie der Schreibtisch und der Stuhl müssen vom Arbeitgeber bereitgestellt werden. Im Idealfall sollte der Arbeitsplatz den Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung entsprechen und so gestaltet sein, dass ein gesundes und sicheres Arbeiten problemlos möglich ist.

Kostenübernahme

Dadurch, dass der Arbeitgeber den Arbeitsplatz im Home-Office bereitstellt, muss er auch die anfallenden Kosten für die Einrichtung des Arbeitsplatzes übernehmen. Hierzu zählen beispielsweise die Kosten für den Schreibtisch, den Stuhl sowie die Beleuchtung. Aber auch die Kosten für eine zusätzliche private Haftpflichtversicherung oder eine berufliche Unfallversicherung können vom Arbeitgeber übernommen werden. Grundsätzlich ist es jedoch sinnvoll, dass sich der Arbeitgeber sowie der Arbeitnehmer bezüglich der Kostenübernahme für alle anfallenden Kosten bezüglich des Arbeitsplatzes im Home-Office abstimmen.

Haftung bei Arbeitsunfällen

Bei einem Arbeitsunfall während der Arbeitszeit im Home-Office ist der Arbeitgeber haftbar. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob der Unfall durch eine berufliche Tätigkeit oder eine private Angelegenheit geschehen ist. Ein Arbeitgeber muss daher sicherstellen, dass der Arbeitsplatz den gesetzlichen Anforderungen entspricht und somit ein sicheres Arbeiten gewährleistet ist. Zu diesem Zwecke kann der Arbeitgeber beispielsweise eine regelmäßige Überprüfung des Arbeitsplatzes vornehmen oder seinen Mitarbeitern Schulungen anbieten, um somit das Risiko von Arbeitsunfällen zu minimieren.

Kostenübernahme bei erhöhtem Druckaufkommen

Auch im Home-Office müssen Arbeitnehmer oft Dokumente ausdrucken und verschicken. Hierbei fallen natürlich auch Kosten für Papier und Tintenpatronen an. Hat der Arbeitnehmer viel zu drucken, so muss der Arbeitgeber die Tintenpatronen stellen oder, wenn sich der Arbeitnehmer die Tintenpatronen selbst kaufen muss, die Kosten zu übernehmen. Hierbei ist es wichtig zu wissen, dass der Arbeitgeber nur die Kosten für den tatsächlich verbrauchten Toner beziehungsweise die tatsächlich benötigten Tintenpatronen übernimmt und nicht pauschal eine bestimmte Summe pro Monat oder Jahr zahlt.

Arbeitszeiten und -kontrolle

Auch bei der Arbeit von zu Hause aus gelten die gesetzlichen Regelungen bezüglich der Arbeitszeit. Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter im Home-Office zu kontrollieren und sicherzustellen, dass sie nicht über die gesetzlich erlaubte Höchstarbeitszeit hinaus arbeiten. Eine Möglichkeit, um diesen Anforderungen nachzukommen, ist die Dokumentation der Arbeitszeit mittels einer entsprechenden Software oder durch das Führen eines Arbeitszeitnachweises.

Datenschutz

Auch im Home-Office haben Arbeitnehmer oft Zugriff auf sensible Firmen-Daten des Arbeitgebers. Der Arbeitnehmer ist demnach dazu verpflichtet, geeignete Maßnahmen zum Datenschutz zu ergreifen, welche durch den Arbeitgeber zu bezahlen sind. Hierzu zählen beispielsweise der Einsatz von Verschlüsselungen sowie die Einschränkung des Zugriffs auf bestimmte Daten.

Versicherungen

Arbeitnehmer im Home-Office sollten sich auch darüber im Klaren sein, dass die berufliche Tätigkeit ebenfalls Auswirkungen auf die Versicherung haben kann. So kann beispielsweise eine private Haftpflichtversicherung nicht ausreichend sein, um Schäden abzudecken, die während der Arbeit im Home-Office entstehen. In einem solchen Falle kann eine berufliche Haftpflichtversicherung sehr sinnvoll sein. Aber auch eine Unfallversicherung sollte in Erwägung gezogen werden, da der Arbeitgeber nur bei Arbeitsunfällen haftbar ist und private Unfälle in der Regel nicht abgedeckt sind.

Ein Fazit

Zusammenfassend betrachtet hat der Arbeitgeber gegenüber seinen Mitarbeitern im Home-Office zahlreiche Verpflichtungen, welchen er nachkommen muss. Er muss nicht nur alle notwendigen Arbeitsmittel stellen und die Kosten für die Einrichtung des Arbeitsplatzes übernehmen, sondern er muss ebenfalls auch für die Sicherheit seiner Angestellten im Home-Office sorgen.

Arbeitnehmer sollten sich bezüglich der Kostenübernahme und auch der notwendigen Versicherungen im Vorfeld darüber mit ihrem Arbeitgeber abstimmen, um mögliche Streitigkeiten diesbezüglich zu vermeiden. Sind alle diese Punkte mit dem Arbeitgeber abgeklärt, dann können sich für den Arbeitnehmer ganz neue Möglichkeiten bei einer in den allermeisten Fällen viel höheren Motivation eröffnen.